مدیریت پرکتیس چیست؟

انجمن پزشکی آمریکا (AMA) هدف اصلی مدیریت پرکتیس را به این شکل تعریف می‌کند:

افزایش بهره‌وری پرکتیس، ارتقای رضایت حرفه‌ای و بهبود خدمات درمانی ارائه شده به درمان جویان

انجمن پزشکی آمریکا (AMA)

اما چگونه می‌توانیم به این اهداف برسیم؟

یکی از بهترین راهکارهایی که در سطح جهان نیز به کار گرفته می‌شود، استفاده از یک پلتفرم یکپارچه برای مدیریت رجیستری، نوبت‌دهی، پیگیری و حسابداری بیماران است. وقتی همه‌ی ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت پرکتیس خود را در یکجا داشته باشید و از یک روند استاندارد برای مدیریت پرکتیس خود استفاده کنید، خیلی زود به حداکثر بهره‌وری از کسب و کار خود می‌رسید.

پلتفرم‌های یکپارچه مدیریت پرکتیس چندین سال است که در دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرند ولی در ایران از این نظر خلاء وجود داشت. در شرکت ویرا لوتوس تلاش کردیم این جای خالی را با طراحی و توسعه «پلتفرم یکپارچه مدیریت پرکتیس RoseMD» پرکنیم. در ادامه‌ی این مقاله نگاهی به نرم افزارهای مدیریت مطب یا مدیریت پرکتیس خواهیم داشت. همچنین نقاط قوت و ابزارهای کلیدی پلتفرم تخصصی مکانیزاسیون مطب ما یعنی RoseMD را نیز به طور خلاصه به شما معرفی کنیم.

نرم‌افزار مدیریت مطب چیست؟

نرم افزار های مدیریت مطب در واقع ابزارهایی برای مکانیزاسیون یا اتوماسیون مطب‌های پزشکی هستند. این نرم افزارها برای کمک به پرکتیس‌های پزشکی طراحی می‌شوند، حال ممکن است این پرکتیس در حد یک مطب یا در حد یک کلینیک باشد. به طور معمول پرکتیس‌های کوچک و متوسط که شامل مطب‌ها و کلینیک‌های خصوصی می‌شوند از نرم افزارهای مدیریت مطب برای هدایت و انجام عملیات روزانه مانند فعالیت‌های اجرایی و مالی استفاده می‌کنند. پرونده الکترونیک سلامت نیز معمولاً بخش ثابت یک نرم افزار مدیریت مطب یا مدیریت پرکتیس استاندارد است.

در این جا لازم است اشاره کنیم که نرم افزار مدیریت مطب (office management software) در ایران هم‌ارز نرم افزار مدیریت پرکتیس پزشکی (medical practice management software) قرار می‌گیرد. از نظر شناخت تفاوت تعریف شده‌ای بین این دو وجود ندارد ولی لقب مدیریت مطب بیشتر برای نرم‌افزارهایی استفاده می‌شود که امکاناتی برای امور کلینیکال یا بالینی در اختیار پزشک قرار نمی‌دهند. نرم افزارهای مدیریت پرکتیس علاوه برامکانات عمومی مدیریت مطب (مثل حسابداری و ثبت نوبت)، به ابزارهای بالینی مثل پرونده الکترونیک سلامت و فرم‌های اخذ شرح حال و ... نیز مجهز هستند.

در مورد پرونده سلامت الکترونیک نیز باید به نکته‌ای اشاره کنیم. در کشورهای خارجی که پروژه‌ی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) به صورت سراسری و در سطح کشور پیاده سازی شده است، نرم افزارهای مدیریت مطب با سیستم‌های پرونده الکترونیک سلامت نیز در ارتباط هستند. در کشور ما سامانه پرونده الکترونیک سلامت (سپاس) هنوز عملیاتی نشده ولی RoseMD قابلیت اتصال به سپاس را دارد و کارهای مقدماتی اتصال به این سامانه را انجام داده‌ایم. به محض عملیاتی شدن سپاس، RoseMD اتصال کاملی با این سامانه خواهد داشت.

رایج‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت مطب عبارتند از:

• پذیرش و پیگیری بیماران
• ثبت اطلاعات شخصی بیمار
• نوبت‌دهی و زمان‌بندی ویزیت بیمار
• مدیریت صورتحساب‌ها و نحوه‌ی پرداخت
• تهیه گزارش از مطالبات بیمه
• تهیه گزارش از عملکرد مالی و اجرایی پرکتیس

انواع نرم افزارهای مدیریت مطب

 این نرم‌افزارها معمولاً به سه شکل مختلف وجود دارند: نرم‌افزارهای فقط دسکتاپ، نرم‌افزارهای کلاینت سرور و نرم‌افزار مبتنی بر اینترنت.

• نرم‌افزار فقط دسکتاپ: این نرم افزارها معمولا فقط روی یک کامپیوتر نصب و اجرا می‌شوند. پرسنل مطب دسترسی مشترکی به نرم افزار دارند.

• نرم‌افزار کلاینت – سرور: برخلاف نرم افزارهای دسکتاپ، چندین کاربر می‌توانند از این نرم افزار استفاده کنند و داده‌هایشان را در سرور ذخیره کرده و به اشتراک بگذارند. نرم افزارهای کلاینت سرور بیشتر در کلینیک‌ها استفاده می‌شود.

• نرم‌افزار مبتنی بر اینترنت: نرم افزارهایی هستند که در روی یک سرور اینترنتی اجرا می‌شوند و شما برای کار کردن با آن‌ها به اتصال دائم به اینترنت نیاز دارید.

کدام نرم افزار مدیریت مطب بهتر است؟

هر سه مدل نرم افزار مزایا و معایب خود را دارند و هر سه نوع به شکل رایجی در دنیا استفاده می‌شوند. اگر بخواهیم مسائل بومی را در نظر بگیریم، نرم افزارهای مبتنی بر اینترنت انتخاب خوبی برای ما نیستند. سرعت محدود اینترنت در ایران و همچنین هزینه‌های بالای ذخیره‌سازی اطلاعات در فضاهای ابری، امکان استفاده‌ی بهینه از نرم افزارهای مبتنی بر اینترنت را از ما می‌گیرد. چرا که حجم اطلاعات موجود در نرم افزارهای مدیریت مطب به مرور با پرونده‌ی بیماران و آرشیوهایی که ذخیره می‌کنید، بزرگ می‌شود. حال انتقال حجم زیادی از داده‌ها با سرعت اینترنت محدود، سرعت کار و بازدهی را کم می‌کند.

پس ابزارهای اینترنتی چه می‌شوند؟

نرم افزارهای دسکتاپ و کلاینت-سرور فاقد ابزارهای اینترنتی مثل نوبت‌دهی آنلاین یا مشاوره آنلاین هستند.

یک راه این است که شما یک نرم افزار کلاینت سرور یا دسکتاپ در مطب خود راه اندازی کرده و سپس در سرویس‌های نوبت‌دهی آنلاین که اکنون تعداد بسیار زیادی دارند، ثبت نام کنید. مشکل اساسی این روش این است که نوبت‌های آنلاین در سامانه‌ای جداگانه ثبت می‌شوند و هیچ ارتباطی با نرم افزار مدیریت مطب شما ندارند. این اتفاق با هدف اصلی ما از نرم افزار مدیریت مطب منافات دارد، چرا که این نرم افزار قرار است به ما کمک کند تا ابزارهای مورد نیاز را به صورت یکپارچه در دسترس داشته باشیم.

برای حل این مشکلات در RoseMD چه کرده‌ایم؟

پلتفرم RoseMD در واقع یک راهکار ترکیبی است که در آن قابلیت‌های نرم افزارهای دسکتاپ، نرم افزارهای کلاینت-سرور و نرم افزارهای مبتنی بر اینترنت دیده شده است. برای همین است که به این راهکار نرم افزاری «پلتفرم» می‌گوییم. RoseMD سکویی برای میزبانی از ابزارهای مختلف مورد نیاز برای مدیریت یک مطب یا یک پرکتیس پزشکی است و به شما کمک می‌کند تا به صورت یکپارچه به همه‌ی این ابزارها دسترسی داشته باشید.

پلتفرم مدیریت پرکتیس رز چند جز اصلی دارد:

• نرم افزار مدیریت مطب با قابلیت‌های پرونده الکترونیک و حسابداری پیشرفته
• پروفایل شخصی پزشک با قابلیت نوبت‌دهی و مشاوره آنلاین
• پنل آنلاین پزشک برای مدیریت لایسنس و تنظیم سامانه‌های آنلاین

همه‌ی موارد بالا با یکدیگر در اتصال هستند. به طور مثال نوبت‌های آنلاینی که در پروفایل شما ثبت می‌شوند، به صورت خودکار در نرم افزار مدیریت مطب ثبت می‌گردند. به کمک پلتفرم رز شما هیچ نیازی به ابزارهای ثانویه و ثالثیه نخواهید داشت چرا که تمام نیازهای شما در این نرم افزار دیده شده است.

نسخه‌های منشی و پزشک نرم افزار مطب

نرم افزار مطب RoseMD شامل دو نسخه است: نسخه پزشک و نسخه‌ی منشی. نسخه‌ی پزشک روی سیستم پزشک و نسخه‌ی منشی روی سیستم منشی نصب می‌شود. ویژگی جالب این دو نسخه ارتباط آن‌ها با یکدیگر است. فقط کافی است که سیستم منشی و پزشک به یک روتر wifi متصل باشند تا هردو نسخه در هماهنگی با یکدیگر کار کنند. این اتصال کمک می‌کند که منشی و پزشک ارتباطی موثر، سریع و پربازده بایکدیگر داشته باشند.

در هردو نسخه دکمه‌هایی برای ارسال دستورات سریع طراحی شده است. به طور مثال اگر پزشک بخواهد برای چند لحظه روند پذیرش بیماران را متوقف کرده و استراحت کند، فقط کافی است روی دکمه‌ی «توقف پذیرش» کلیک کند. بیشتر مکالمات رایجی که در داخل مطب بین منشی و پزشک اتفاق می‌افتد، در نرم افزار مدیریت مطب رز به صورت پیشفرض قرار داده شده است. اگر هم دستوری به صورت پیشفرض وجود نداشت، مشکلی نیست! قابلیت چت متنی در اختیار شماست تا با حفظ حریم شخصی و به صورت خصوصی با یکدیگر در ارتباط باشید.

دو نسخه‌ی مجزای منشی و پزشک در تقسیم وظایف و بهبود جریان کاری مطب به شما کمک می‌کند. نسخه‌ی پزشک طوری طراحی شده که نظارت کامل بر روند پذیرش داشته باشد و در عین حال به پزشک کمک کند تا بیشتر روی طبابت و ارائه‌ی خدمات درمانی تمرکز داشته باشد. نسخه‌ی منشی برای مدیریت امورات روزمره‌ی مطب بهینه سازی شده و به منشی کمک می‌کند تا با دردسری کمتری به دریافت هزینه‌ها، ثبت نوبت‌ها و مدیریت پذیرش بیماران بپردازد.

RoseMD یک پلتفرم ماژولار است

برتری دیگری که پلتفرم RoseMD نسبت به سایر راهکارهای نرم افزاری مشابه دارد، ماژولار بودن آن است. ماژول‌ها همان ابزارهای نرم افزاری هستند. به طور مثال اگر سیستم عامل آندروید یا iOS را یک پلتفرم در نظر بگیریم، اپلیکیشن‌هایی که روی این سیستم‌ها نصب می‌شوند، ماژول به حساب می‌آیند. پلتفرم رز این قابلیت را دارد که مثل یک سیستم عامل از ماژول‌ها یا ابزارهای نرم افزاری مختلفی میزبانی کند. این ماژول‌ها در «رز استور» قرار خواهند گرفت و شما می‌توانید بسته به نیاز پرکتیس خود آن‌ها را دانلود و استفاده کنید.

ماژولار بودن پلتفرم رز دو قابلیت مهم را ایجاد می‌کند:

1. قابلیت شخصی سازی: شما می‌توانید بسته به نیاز خود از ابزارهای پلتفرم رز استفاده و نرم افزار مدیریت مطب خود را شخصی سازی کنید.
2. توسعه‌ی مداوم: تیم برنامه نویسی پلتفرم رز به صورت مداوم در حال طراحی و توسعه‌ی ابزارهای نرم افزاری هستند. حتی شما می‌توانید برای تولید ماژول‌های اختصاصی با ما در ارتباط باشید و ماژول‌های مورد نظر خود را سفارش دهید.

مزایای نرم افزار مدیریت مطب برای بیماران

از جمله مزایای نرم افزار مدیریت مطب برای بیماران می‌توان به سامانه‌های نوبت‌دهی آنلاین و مشاوره آنلاین اشاره کرد. استفاده از اپلیکیشن‌ها و سایت‌ها برای تامین نیازها (به ویژه در شهرهای بزرگی مثل تهران) در چند سال اخیر محبوبیت زیادی یافته و اهمیت آن در دوران کرونا نیز دوچندان شد. حال که بیشتر مردم از خدمات آنلاین برای رفع نیازهای خود استفاده می‌کنند و اقبال عمومی به این سمت است، اگر پرکتیس خود را به این سامانه‌ها مجهز کنید، قطعاً بیماران شما رضایت بیشتری از خدمات شما خواهند داشت.

با توجه به شیوع ویروس کرونا، بار کاری مطب‌ها و پرکتیس‌های خصوصی در برخی موارد بیشتر و در برخی دیگر کمتر شده است. به طور مثال پزشکان داخلی، عمومی و متخصصان عفونی با افزایش مراجعات مواجه بوده‌اند. بسیاری از متخصصان مانند روان پزشکان یا متخصصان پوست و مو شاهد کاهش تعداد مراجعین و بیماران بوده‌اند که به دلیل پیشگیری از خروج غیرفوری از خانه و شرایط قرنطینه است.

در هر صورت، خدمات نوبت‌دهی و مشاوره آنلاین می‌تواند به پرکتیس‌های خصوصی کمک شایانی بکند. چگونه؟ بگذارید دو مثال بزنیم:

• استرس کاری منشی در مطب‌هایی که مراجعین بیشتری دارند، بالاتر است و ارائه خدمات مناسب برای او دشوار می‌شود. نوبت‌دهی آنلاین باعث کاهش تماس‌های تلفنی به مطب می‌شود و دیگر لازم نیست بیمار چندین بار برای دریافت نوبت با مطب تماس بگیرد یا مثلاً پشت خط معطل شود. دسترسی سریع و آسان برای دریافت نوبت، باعث می‌شود که مراجعین شما رضایت بیشتری از پرکتیس شما داشته باشند.
• اگر بار کاری مطب شما زیاد است، می‌توانید با ارائه خدمات مشاوره آنلاین از مراجعات غیرضروری و غیرفوری بیماران جلوگیری کنید. همچنین اگر به دلیل شرایط پاندمی کووید ۱۹ مراجعین شما کاهش یافته‌اند، مشاوره آنلاین می‌تواند راهکاری برای ارائه خدمات دوراپزشکی به بیماران شما باشد. در هر دو حالت، بیماران شما مراقبت درمانی مناسبی دریافت خواهند کرد و از پرکتیس شما راضی‌تر خواهند بود.

مزایای نرم افزار مدیریت مطب برای بیماران

از جمله مزایای نرم افزار مدیریت مطب برای بیماران می‌توان به سامانه‌های نوبت‌دهی آنلاین و مشاوره آنلاین اشاره کرد. استفاده از اپلیکیشن‌ها و سایت‌ها برای تامین نیازها (به ویژه در شهرهای بزرگی مثل تهران) در چند سال اخیر محبوبیت زیادی یافته و اهمیت آن در دوران کرونا نیز دوچندان شد. حال که بیشتر مردم از خدمات آنلاین برای رفع نیازهای خود استفاده می‌کنند و اقبال عمومی به این سمت است، اگر پرکتیس خود را به این سامانه‌ها مجهز کنید، قطعاً بیماران شما رضایت بیشتری از خدمات شما خواهند داشت.

با توجه به شیوع ویروس کرونا، بار کاری مطب‌ها و پرکتیس‌های خصوصی در برخی موارد بیشتر و در برخی دیگر کمتر شده است. به طور مثال پزشکان داخلی، عمومی و متخصصان عفونی با افزایش مراجعات مواجه بوده‌اند. بسیاری از متخصصان مانند روان پزشکان یا متخصصان پوست و مو شاهد کاهش تعداد مراجعین و بیماران بوده‌اند که به دلیل پیشگیری از خروج غیرفوری از خانه و شرایط قرنطینه است.

در هر صورت، خدمات نوبت‌دهی و مشاوره آنلاین می‌تواند به پرکتیس‌های خصوصی کمک شایانی بکند. چگونه؟ بگذارید دو مثال بزنیم:

• استرس کاری منشی در مطب‌هایی که مراجعین بیشتری دارند، بالاتر است و ارائه خدمات مناسب برای او دشوار می‌شود. نوبت‌دهی آنلاین باعث کاهش تماس‌های تلفنی به مطب می‌شود و دیگر لازم نیست بیمار چندین بار برای دریافت نوبت با مطب تماس بگیرد یا مثلاً پشت خط معطل شود. دسترسی سریع و آسان برای دریافت نوبت، باعث می‌شود که مراجعین شما رضایت بیشتری از پرکتیس شما داشته باشند.
• اگر بار کاری مطب شما زیاد است، می‌توانید با ارائه خدمات مشاوره آنلاین از مراجعات غیرضروری و غیرفوری بیماران جلوگیری کنید. همچنین اگر به دلیل شرایط پاندمی کووید ۱۹ مراجعین شما کاهش یافته‌اند، مشاوره آنلاین می‌تواند راهکاری برای ارائه خدمات دوراپزشکی به بیماران شما باشد. در هر دو حالت، بیماران شما مراقبت درمانی مناسبی دریافت خواهند کرد و از پرکتیس شما راضی‌تر خواهند بود.

آیا خدمات نوبت‌دهی آنلاین و مشاوره آنلاین در نرم افزار های مدیریت مطب وجود دارد؟

خیر. ابزارهای آنلاین به صورت معمول روی نرم افزارهای مدیریت مطب ارائه نمی‌شوند و اگر هم بشوند، به عنوان ابزارهایی فرعی در کنار نرم افزار مطب در اختیار پزشکان قرار می‌گیرند. مشکل اصلی این حالت، متصل نبودن ابزارهای آنلاین به نرم افزار مدیریت مطب است. گاهی هم مشکل این است که نرم افزار مطب به طور کلی مبتنی بر اینترنت بوده و در واقع نرم افزار مطبی که به طور اختصاصی و حرفه‌ای برای مدیریت امورات مطب طراحی شده باشد، وجود ندارد.

ما این مشکل را در پلتفرم RoseMD برطرف کرده‌ایم. پلتفرم رز یک راهکار جامع برای مدیریت و توسعه‌ی پرکتیس‌های پزشکی است. مزیت اصلی آن نیز، یکپارچگی بین ابزارهای مختلف و اجزای این پلتفرم است. سامانه‌های نوبت‌دهی آنلاین و مشاوره آنلاین به طور مستقیم به نرم افزار مدیریت مطب متصل است و همه چیز در یکجا در دسترس شما خواهد بود.

مزایای نرم افزار مدیریت مطب برای پرکتیس شما

هدف اصلی نرم افزار مدیریت مطب کمک به پرکتیس شما است و مثال‌هایی که می‌توانیم در این باب بزنیم، فراوان هستند. در ادامه سعی کردیم به مهم‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت مطب برای پرکتیس‌های پزشکی اشاره کنیم:

بدیهی است که جستوجو در پرونده الکترونیک ساده‌تر از جستوجو در بین چندین و چند کاغذ و پوشه‌های کاغذی است. اگر سیستم پرونده الکترونیک سلامت (EHR) نرم افزار مدیریت مطب استاندارد و صحیح پیاده سازی شده باشد، روند ثبت و آرشیو کردن پرونده‌ها بسیار آسان خواهد شد.

پرونده الکترونیک در پلتفرم رز چندین ویژگی بسیار مهم و کاربردی دارد:

• فرم استاندارد مشخصات بیمار برای تشکیل پرونده
• امکان اضافه کردن سوابق بیمار (Hx) در ابتدای مراجعه
• امکان گذاشتن یادداشت روی پرونده توسط منشی
• ثبت اطلاعات مراجعه با فرمت استاندارد شرح حال (از شکایت اصلی تا ثبت اُردرها)
• جستوجو در بین پرونده‌ها به کمک نام، شماره ملی یا شماره پرونده
• تشکیل پرونده سریع و امکان نوبت‌دهی بدون داشتن پرونده
• امکان ویرایش سریع پرونده‌ها
• امکان ثبت فایل‌ها و اسناد در پرونده به صورت آرشیو
• جستوجوی پیشرفته در بین مراجعات و آرشیوها

یکی از مهم‌ترین ابزارهای هر نرم افزار مدیریت مطب ، ابزار حسابداری آن است. حسابداری مطب گاهی در حد دریافت هزینه ویزیت است و گاهی بسیار پیچیده شده و شامل مواردی همچون ثبت اقساط، چک‌ها، دریافت بیانه و موارد این چنینی می‌شود.

ابزار حسابداری یکی از مزایای مهم نرم افزار مدیریت مطب است و می‌تواند مدیریت مالی پرکتیس را بسیار ساده کند. اگر سازوکار ثبت هزینه‌ها و درآمدها به درستی در نرم افزار مطب طراحی شده باشد، یک روال استاندارد برای حسابداری ایجاد می‌شود و خطای انسانی را به حداقل ممکن می‌رساند.

در نرم افزار مطب رز سیستم حسابداری دارای ویژگی‌ها و امکانات زیر است:

• ثبت هزینه ویزیت و خدمات به صورت خودکار با پذیرش هر بیمار
• ثبت درآمدها و هزینه‌های جاری مطب
• ثبت شیوه‌ی پرداخت (نقدی، اعتباری، کارتخوان و …) با قابلیت شخصی‌سازی
• ثبت تعرفه بیمه‌های مختلف و استفاده از تعرفه‌ها در زمان پذیرش بیمار
• مشاهده خلاصه آمار هزینه‌ها و درآمدها
• دریافت جدول درآمدها و هزینه‌ها به صورت فایل PDF یا به صورت چاپی
• جدول درآمدها و هزینه‌ها شامل نام بیماران، مبلغ پرداختی و روش پرداخت، به همراه سایر درآمدها و هزینه‌ها
• امکان دریافت خروجی در بازه‌ی زمانی دلخواه (روزانه، هفتگی، ماهانه یا بین دو تاریخ انتخابی)

از دیگر مزایای مهم نرم افزار های مدیریت مطب می‌توان به کاهش خطای نیروی انسان اشاره کرد. نرم افزارهای مدیریت مطب با نظم دهی و مکانیزاسیون فعالیت‌های جاری مطب باعث می‌شوند که خطای نیروی انسانی کاهش یابد. در واقع «جریان کار» مطب منظم می‌شود و بخشی از فعالیت‌های اجرایی به عهده‌ی نرم افزار گذاشته می‌شود.

یکی از مزایای اصلی نرم افزار های مدیریت مطب صرفه جویی در وقت پرسنل است؛ چرا که این نرم افزارها برای این طراحی شده‌اند که بازدهی و سرعت انجام کارهایی که به طور روزمره در مطب‌های پزشکی انجام می‌شوند را بالا ببرند.

به طور مثال در پلتفرم رز لازم نیست برای لغو پذیرش یا درخواست ورود یک بیمار خاص با منشی تماس بگیرید. کافی است از دکمه‌هایی که روی صفحه‌ی شما قرار داده شده استفاده کنید.

آشنایی بیشتر با پلتفرم رز

اطلاعات بیشتر در مورد پلتفرم RoseMD در سایت Rosemd.ir قرار داده شده است. همچنین ما را در اینستاگرام دنبال کنید تا از آخرین اخبار و مقالات، تخفیف‌ها و جشنواره‌ها سایت مطلع شوید.