پرونده الکترونیک سلامت در پلتفرم رز براساس ساختار استاندارد یک پرونده‌ی پزشکی طراحی شده است. در هر بار مراجعه، فرم الکترونیک استاندارد شرح حال بیمار را در دست دارید که از بخش‌های آشنایی نظیر شکایت اصلی (CC)، وضعیت بیماری فعلی (PI)، سوابق اجتماعی، درمانی و دارویی (Hx) و غیره تشکیل شده است. شرح حال اخذ شده در هر مراجعه بعد از نهایی سازی در بایگانی ذخیره و طبقه‌بندی می‌شود و در هر زمان که بخواهید به سادگی جستوجوی نام بیمار یا شماره پرونده‌ی او قابل دسترسی است.
می‌توانید در هر مراجعه، شرح حالی بسیط (comprehensive) یا مشکل محور (problem-oriented) از بیمار خود دریافت کنید و این به ترجیح شما بستگی دارد. ثبت اطلاعات مراجعه در چند مرحله با ترتیبی استاندارد و منطقی طراحی شده است. شما از اطلاعات شخصی (ID) بیمار شروع می‌کنید، شکایت اصلی، علایم مثبت و منفی را درج می‌کنید، سوابق قبلی بیمار و اطلاعات پاراکلینیک او را وارد نرم افزار می‌کنید، برای خود یادداشت‌هایی می‌گذارید و در آخر می‌توانید نسخه، دستورات پاراکلینیک و اُردرهای دیگر را ثبت کنید. همه چیز به صورت مرحله به مرحله طبقه بندی شده تا سرعت و تمرکز شما به حداکثر برسد.
شاید در بعضی از مراجعات نیازی به دریافت یا ثبت شرح حال نباشد، شاید می‌خواهید فقط دو یا سه قسمت از شرح حال را تکمیل کنید یا می‌خواهید به مرحله‌ی اول بازگردید و اطلاعاتی را تغییر دهید. هیچ مشکلی نیست، شما می‌توانید آزادانه بین مراحل ثبت اطلاعات مراجعه حرکت کنید، هرچه که نیاز بود را تکمیل کرده و آن چه نیاز نیست را خالی رها کنید. دستتان کامل باز است.
شما می‌توانید تصاویر، فایل‌های PDF، عکس‌های رادیولوژی و سایر فایل‌ها را با هر فرمتی که باشند، در پرونده بیمار خود وارد کنید. همچنین می‌توانید وارد کردن این فایل‌ها را به منشی خود بسپارید. اگر یک فایل با یک فرمت خاص در کامپیوتر شما قابل باز کردن باشد یا نرم افزار لازم برای اجرا کردنش را داشته باشید، می‌توانید آن فایل را به پرونده‌ی بیماران خود پیوست کنید و هر زمان که خواستید به طور مستقیم از داخل نرم افزار به آن دسترسی پیدا کنید.
پرونده الکترونیک پلتفرم رز قابلیت اتصال به انواع قلم‌های نوری را دارد. شما می‌توانید مثل سابق پرونده‌ها و اطلاعات ویزیت را به صورت دستی یادداشت ولی به صورت الکترونیک ذخیره کنید. امکان فوق‌العاده‌ی دیگری که ایجاد کرده‌ایم، قابلیت ثبت سریع اطلاعات به شکل ضبط صدا است. از ضبط صدا می‌توانید برای ثبت یادداشت‌های صوتی در پرونده یا در ماژول کیس مطالعاتی استفاده کنید.
در حین ویزیت بیمار یا در فرصت‌های دیگر این امکان را دارید که اطلاعات یک بیمار را به عنوان کیس مطالعاتی ذخیره کنید. ماژول کیس مطالعاتی به صورت پیشفرض در نرم افزار مطب رز قرار داده شده است و در تمام پلن‌های پلتفرم رز عرضه می‌شود. به کمک ماژول کیس مطالعاتی می‌توانید اطلاعات بیمارتان را به همراه فایل‌ها و یادداشت‌هایی که در زمان ویزیت به ذهنتان می‌رسد، ذخیره کنید تا سر فرصت به آن برگردید و ایده‌ی پژوهشی خود را مرور کنید.
در حال تکمیل شرح حال بیمار باشید یا بررسی درآمدهای روزانه فرقی نمی‌کند، چت متنی با منشی همیشه دم دست شماست و به آن دسترسی سریع دارید. فقط کافی است که دکمه‌ی «ارسال پیام به منشی» را بفشارید تا صفحه‌ی چت باز شود و درخواست خود را به سرعت تایپ کنید. چت متنی می‌تواند بسیار مفید باشد؛ مثلاً گاهی اوقات شرایط در مطب ایجاب می‌کند که بیمار از مکالمه‌ی شما و منشی با خبر نشود و چت متنی بهترین راه برای انجام این کار است.
در مراحل انتهایی ثبت اطلاعات مراجعه و شرح حال، به امکانات بی‌نظیری دسترسی دارید که شامل صدور نسخه و درخواست‌های پاراکلینیک می‌شود. برای صدور نسخه به بانک اطلاعاتی داروهای ژنریک ایران دسترسی دارید و می‌توانید برند و نحوه‌ی مصرف دارو را مشخص کنید. همچنین امکان افزودن داروهای خاص به بانک اطلاعاتی وجود دارد. درخواست‌های پاراکلینیک را نیز به صورت جملات از پیش ساخته برایتان قرار داده‌ایم؛ همچنین می‌توانید اُردرهای پرکاربرد خود را به این جملات اضافه کنید. تمام درخواست‌ها و نسخه‌ها با سربرگ رسمی شما چاپ می‌شوند و همچنین امکان پرفراژ کردن آن‌ها روی دفترچه‌های بیمه نیز وجود دارد.
اگر می‌خواهید منشی مطب برخی از اطلاعات را پیش از ورود درمان‌جو به اتاق شما دریافت کند، کافی است به بخش تنظیمات پرونده الکترونیک بروید و فرم خامی برای دریافت این اطلاعات، در بخشی که برای یادداشت‌های منشی قرار داده‌ایم، تنظیم کنید تا منشی در زمان مراجعه بیماران بداند که باید چه اطلاعاتی را دریافت کند. همچنین شاید لازم باشد که منشی در مورد مراجعین اطلاعاتی تکمیلی به شما ارائه دهد که پیش از دیدار با بیمار از آن‌ها مطلع باشید. به طور مثال اگر بیمار از یکی از همکاران شما ارجاع شده یا اگر شخص خاصی او را معرفی کرده است. امکان تمام این موارد در پرونده الکترونیک پلتفرم رز دیده شده است.
